Weniger Handarbeit
Wiederkehrende Abläufe
laufen von selbst.
Was der KI-Kundenassistent nach außen macht, macht die Automatisierung nach innen: Sie übernimmt die immer gleichen Handgriffe im Büro, damit Ihr Team an dem arbeitet, wofür es da ist — statt Daten von einem Fenster ins nächste zu tippen.
Stand: Juli 2026 · geprüft von Leonardo Habermehl
Die teuerste Arbeit ist die, die niemand sieht.
Anfragen von Hand ins CRM übertragen, Belege abtippen, dieselbe Info in drei Programme kopieren, jeden Montag denselben Bericht bauen: Diese Handgriffe stehen in keiner Rechnung — kosten aber jede Woche Stunden und produzieren still Fehler. Ein Ablauf, der sich wiederholt und festen Regeln folgt, muss kein Mensch machen.
Was sich automatisieren lässt
Anfragen & E-Mails
Jede Anfrage wird sofort bestätigt, sortiert und der richtigen Person zugewiesen — und auf Wunsch vorqualifiziert, damit Sie nur noch mit Leuten sprechen, die wissen, was sie wollen. Das ist das Fundament, das Sie auf dieser Seite schon live erleben.
Daten zwischen Tools verbinden
Formular, Anfrage, Tabelle, CRM, Kalender: Was heute von Hand kopiert wird, läuft automatisch von A nach B. Ein Kontakt wird einmal erfasst und steht überall — kein Copy-Paste, keine vergessene Zeile.
Dokumente & Belege verarbeiten
Belege, Rechnungen und PDFs werden ausgelesen, sortiert und weitergereicht — zum Beispiel vorbereitet Richtung Buchhaltung. Statt Ablage-Stapel entsteht ein Ablauf, der im Hintergrund durchläuft.
Wiederkehrende Aufgaben & Berichte
Der Montags-Report, die monatliche Auswertung, die regelmäßige Datenübernahme: Aufgaben, die nach Plan immer gleich ablaufen, erledigt ein Workflow zuverlässig und pünktlich — auch wenn gerade niemand daran denkt.
So entsteht Ihre Automatisierung
Analyse: was lohnt sich?
In der Potenzial-Analyse schauen wir Ihre Abläufe an und finden die größten Zeitfresser. Nicht jeder Handgriff lohnt die Automatisierung — welcher schon, sage ich Ihnen ehrlich.
Konzept & Festangebot
Der Ablauf wird sauber beschrieben: Auslöser, Schritte, Ergebnis. Sie sehen vorher, was passieren wird — und bekommen einen festen Preis.
Bauen & testen
Der Workflow wird gebaut und mit echten Fällen getestet, bis er verlässlich läuft. Verbunden wird, was Sie schon nutzen — kein Systemwechsel, wenn es nicht sein muss.
Laufen lassen & überwachen
Nach dem Start läuft der Ablauf im Hintergrund. Klemmt etwas oder ändert sich ein Programm, wird nachgezogen — auf Wunsch als Teil der Betreuung.
Ehrlich: nicht jeder Ablauf gehört automatisiert.
Automatisierung lohnt sich dort, wo eine Aufgabe sich wiederholt und festen Regeln folgt. Wo jeder Fall anders liegt oder ein Mensch urteilen muss, bleibt es besser Handarbeit — und genau das steht dann auch so im Ergebnis der Analyse. Ich verkaufe keinen Workflow, der sich bei Ihnen nicht rechnet.
Ohne
- Jede Anfrage wird von Hand ins nächste Programm übertragen — Zeit, die niemand abrechnet.
- Beispiel: 15 Belege am Tag abtippen, jeder ein möglicher Zahlendreher.
Mit
- Die Anfrage steht sofort dort, wo sie gebraucht wird — ohne einen einzigen Handgriff.
- Belege werden ausgelesen und vorbereitet, während Sie an etwas anderem arbeiten.
Was es kostet
Setup meist 1.490–2.490 € netto, je nach Zahl der Abläufe und beteiligten Tools — der genaue Umfang, und ob sich ein Ablauf überhaupt rechnet, steht im Festangebot nach der Analyse. Alle Bausteine offen im Konfigurator auf der Konditionen-Seite.
Häufige Fragen
Können Sie mein Tool XY anbinden?
Meistens ja — was eine offene Schnittstelle hat (die gängigen CRMs, Tabellen, Buchhaltungs- und Kalender-Tools), lässt sich verbinden. Ob es bei Ihrem konkreten Programm geht, prüfe ich in der Analyse ehrlich, bevor etwas versprochen wird.
Was passiert mit meinen Daten?
Die Abläufe laufen DSGVO-konform und, wo möglich, mit EU-Datenhaltung. Es wird nur verarbeitet, was der jeweilige Ablauf wirklich braucht — und Sie geben jeden Workflow frei, bevor er scharf geschaltet wird.
Und wenn sich mein Prozess ändert?
Dann wird der Ablauf angepasst — kleine Änderungen laufen über die Betreuung, größere als eigener Auftrag. Weil Sie sehen, wie der Workflow aufgebaut ist, gibt es keine Blackbox, an die Sie sich ketten.
Ist das nicht nur was für große Firmen?
Im Gegenteil — je kleiner das Team, desto mehr zählt jede eingesparte Stunde. Schon ein einziger wiederkehrender Ablauf, der wegfällt, macht sich bezahlt. Was sich bei Ihnen lohnt, klärt die Analyse.